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怎样做好复杂的表格类稿件

在移民文件中我们会遇到各式各样的稿件,有各种证件、手机或者网页截图、奖杯或者证书、成绩单、股票走势图、宣传手册等等。通常我们需要按照原稿的排版和样式将它们做成英文的版本。很多孩纸做这类文件的时候会遇见千奇百怪的状况,然后留下审校小姐姐在一旁抓狂。那么怎么将复杂的表格类文件做好呢?以下奉上一些非常有用的tips希望对大家有所帮助:


1. 根据客户的要求选择自己擅长的文档格式,然后设置好你的字体、纸张大小、页边距等。不管是Word、Excel还是其他软件,尽量减少自己抓瞎的机率,快速有效地完成自己手上的工作。如果确实另外的格式做起来会更方便,但自己并不是特别熟悉,那么请及时求助你身边熟练的小伙伴,或者及时告知安排稿件的项目经理,但更重要的是自己多!学!习!学习是进步的源泉!


2. 熟练掌握软件的操作技巧。比如做Word表格的时候,最基本的要知道单元格对齐方式、自动调整、表格属性、单元格的合并拆分、行距、字符缩进、边框和底纹以及如何编辑页眉页脚和页码。在此基础上,随着不断的实践和摸索,学会利用画图工具、文本框、图表工具等增加译稿的整洁和美观度。能简单解决的问题不要复杂化,比如说某些“对齐”需要,除了去设置行列,还可以选择利用缩进、边框和底纹以及其他方式解决,具体看文件需要。


3. 将复杂的问题简单化。看到格式复杂的文件不要怕,记住一画二翻三调四补的步骤,相信再复杂的问题都可以一步一个脚印地解决。一画,画出表格的大概轮廓。可以直接选择绘制表格或者先插入再绘制。二翻,在表格相应的位置填上准确的翻译。三调,翻译完成后对表格进行调整,比如说调节字体、行距、边框和底纹等等。四补,调整完后查漏补缺,看有没有漏掉的内容或者可以修改得更好的地方。


4. 根据文件内容和字体要求设置合适的字体大小和行间距。字体大小要和纸张大小看起来协调匀称,切忌太大或者太小。一般我们用的是A4的纸张,一个完整的表格尽量做在一张纸上。在Times New Roman的字体下(字体不同效果不同),如果表格复杂内容较多,但是一张纸能容得下的,我们一般将字体大小调到小五或8号,标题适当加大加粗显眼一些,然后利用上面提到的一些技巧,将表格合理布局,或者在客户要求允许的情况下调整纸张的页边距或者纸张大小。有同学问如果调得好好的但就是多出一行或者一丢丢内容怎么办呢?方法很多。如果是表格外的一丢丢内容,可以好好利用页眉页脚的空间;如果刚好多出一行或者两行的内容,可以通过单词的拼写和近义词替换来解决。比如在提货单中,完全可以在表格第一栏的表述里用qty代替quantity,而相应地,用pcs代替pieces(注意要对应);或者在意思完全相同的情况下,用拼写较短的单词代替拼写较长的单词,如previous year,可以换成last year。方法还有很多,要学会在工作中不断积累不断进步。当然如果内容太多就均匀地布局就好,没有必要一定做在一张表格里,也可以做在Excel表里。


5. 要格外强调的是不管做什么文件,都要先把电脑上的显示编辑标记的功能打开。作为职业译员要对自己工作的每一个细节负责。稿件做完后,务必打开打印预览功能看一下译稿是否完整、美观、有无缺漏或者虚实线不分的情况。不要说客户要求80分自己做到80分就万事大吉了,要时刻以更高的标准要求自己。在相同的时间相同的精力下,为什么不让自己做得更好呢?


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